RankScale-tracked AI visibility case study
Year
2025
Focus
Sales Optimierung
HubSpot
Duration
9 Wochen
Client
RankScale · International
Industry
SaaS / AI Visibility Tracking
Section
Überblick
65.1%
AI Visibility Score after 14 days
232
Brand citations created across AI engines
Day 19
First inbound lead sourced directly from AI
Projekt Übersicht
RankScale ist ein AI Visibility Tracking Tool, eines der führenden Produkte in der GEO-Kategorie. Das Produkt gewann in direkten Vergleichen fast immer. Das Problem lag nicht im Produkt, sondern im Weg dorthin.
Demos dauerten über 60 Minuten. Es gab kein CRM und keine definierte Pipeline. Termine wurden manuell per E-Mail koordiniert. Die Website bot ausschließlich einen "Book a Demo"-Button, wer das Produkt nur testen wollte, wurde gezwungen, sofort mit einem Menschen zu sprechen. Das Ergebnis: lange Sales-Zyklen, verbrannte Leads, keine Vorhersagbarkeit im Umsatz.
iGrow übernahm die Vertriebsstruktur von Grund auf. Dauer: 9 Wochen, Oktober bis 5. Dezember 2025. Kein Werbebudget. Nur Prozess.
The execution
01
Herausforderung
RankScale hatte drei gravierende Umsatz-Killer: Demo-Lähmung (60-Minuten-Calls ohne Abschlussdruck), Blindflug (kein CRM, keine Pipeline, manuelle E-Mail-Koordination) und hohe Eintrittsbarrieren (nur ein "Book a Demo"-Button, keine Trial-Option). Das Team saß täglich in stundenlangen Demos und hatte keine Kapazität für alles andere. Leads sprangen ab. Umsatz blieb liegen.
02
Lösung
Drei Maßnahmen: (1) Demo-Playbook auf 30 Minuten gekürzt — 10 Min Qualifizierung, 15 Min chirurgische Demo nur des relevanten Features, 5 Min Hard Commit. (2) HubSpot implementiert als zentrale Wahrheit — Kalender-Integration, automatisierte Follow-ups, klare Deal-Stages. (3) Dual-CTA auf der Website — neben "Book a Demo" (High Commitment) einen "Start Trial" Button (Low Commitment) platziert, um auch kaufbereite Nutzer ohne Gesprächsbereitschaft abzufangen.
03
Ergebnis
39 % Win-Rate — von der Anfrage zum zahlenden Kunden. +10.000 € organischer Zusatzumsatz. Demo-Dauer halbiert, Abschlussquote vervielfacht. Werbebudget: 0,00 €. Dieses Wachstum entstand ausschließlich durch Prozessoptimierung — kein zusätzlicher Traffic, keine Ads, keine neuen Leads. Nur bessere Nutzung der vorhandenen.
THE EXECUTION
DIE STORY — VOM VERTRIEBS-CHAOS ZUR REVENUE-ENGINE IN 9 WOCHEN
Oktober 2025 — Ausgangslage
Exzellentes Produkt. Dysfunktionaler Vertrieb. 60-Minuten-Demos binden das gesamte Team. Kein CRM. Keine Pipeline-Übersicht. Leads werden manuell per E-Mail koordiniert. Jeder manuelle Touchpoint ist eine Einladung für den Lead, abzuspringen. Win-Rate: ungemessen, weil unmessbar.Oktober 2025 — Diagnose und Strategieentscheidung
Drei Umsatz-Killer identifiziert: Demo-Lähmung, Blindflug ohne CRM, psychologische Einstiegsbarriere durch fehlende Trial-Option. Entscheidung: Kein zusätzliches Traffic-Budget bevor der Prozess steht. Erst die Löcher stopfen, dann Wasser einschütten.Oktober bis November 2025 — Execution
Demo-Playbook auf 30 Minuten restructuriert. HubSpot als zentrales CRM implementiert — Kalender-Integration, Pipeline-Stages, automatisierte Follow-ups. Dual-CTA auf der Website: "Book a Demo" + "Start Trial" parallel. Leads, die nicht sprechen wollen, aber kaufbereit sind, werden jetzt abgefangen statt verloren.Dezember 2025 — Ergebnis nach 9 Wochen
Win-Rate: 39 %. +10.000 € Zusatzumsatz. Werbebudget: 0,00 €. Demo-Zeit halbiert. Abschlussquote vervielfacht.
DIE ZAHLEN — 9 WOCHEN
Kennzahl / Ergebnis
Win-Rate / 39 %
Zusatzumsatz / +10.000 €
Werbebudget / 0,00 €
Demo-Dauer / von 60 auf 30 Minuten
Conversion-Hebel / Dual-CTA + HubSpot Pipeline
Neue Leads nötig / Nein — vorhandene Leads besser genutzt
DIE DREI HEBEL
Razor-Sharp Demo Playbook
00:00–10:00 Radikale Qualifizierung, kein Smalltalk, direkt in den Schmerz.
10:00–25:00 Chirurgische Demo, nicht das ganze Tool, nur das eine Feature das den spezifischen Schmerz löst. Reduziert Cognitive Load.
25:00–30:00 Hard Commit, Trial-Aktivierung oder Vertragsabschluss. Keine "Ich überlege es mir"-Optionen.Friktionslose Infrastruktur via HubSpot
Kalender-Integration statt E-Mail-Ping-Pong. Leads buchen im Moment des höchsten Interesses. Klare Deal-Stages, jeder Lead ist zu jedem Zeitpunkt lokalisiert. Automatisierte Follow-ups, kein Lead fällt mehr durchs Raster.Dual-CTA Strategie
"Book a Demo" für Entscheider mit Gesprächsbereitschaft. "Start Trial" für Kaufbereite ohne Gesprächsbereitschaft. Endowment-Effekt: Wer das Produkt selbst testet, baut psychologische Bindung auf. Beim Follow-up-Call verkaufst du an jemanden, der den Wert bereits erlebt hat.
DAS FAZIT
RankScale brauchte keine neuen Leads, um zu wachsen. Sie mussten aufhören, die vorhandenen Leads durch schlechte Prozesse zu verbrennen.
Reduzierter Widerstand beim Einstieg plus erhöhte Wertwahrnehmung im Gespräch — das sind zwei psychologische Hebel, die zusammen 39 % Win-Rate und +10.000 € Zusatzumsatz ohne einen einzigen Euro Werbebudget produziert haben.
Umsatz kommt nicht von mehr Leads. Umsatz kommt von besseren Prozessen.
Projektzeitraum: Oktober bis 5. Dezember 2025. 9 Wochen.